Avtal Microsoft 365

Detta avtal reglerar användningen av e-postadresser med domänen @lundsfontanhus.se samt tillhörande Office 365-tjänster inom Lunds Fontänhus. Avtalet är utformat för att säkerställa att e-post och relaterade resurser används på ett ansvarsfullt och säkert sätt i enlighet med föreningens riktlinjer. Alla användare av Lunds Fontänhus e-postkonton förväntas följa nedanstående villkor.

1. Syfte

Syftet med detta avtal är att tydligt definiera regler och riktlinjer för användning av Lunds Fontänhus e-postadresser (@lundsfontanhus.se) och Office 365. Genom avtalet säkerställs att användningen av föreningens e-post och tillhörande IT-tjänster sker på ett sätt som stöder verksamheten och följer gällande policys. Avtalet syftar också till att skydda föreningens information och upprätthålla säkerheten i vår digitala miljö.

2. Användningsområde

Detta avtal gäller endast verksamhetsrelaterad användning av e-postadresser och Office 365-konton inom Lunds Fontänhus. E-postkontot och de tillhörande Office 365-tjänsterna får användas uteslutande för föreningens ändamål och dagliga arbete. Privat eller kommersiell användning av Lunds Fontänhus e-postadress eller Office 365 är inte tillåten.

3. Godkänd användning

Godkänd användning av e-postadressen och Office 365 inom Lunds Fontänhus inkluderar:

•Intern kommunikation: Kontakt och informationsutbyte med medlemmar, personal och styrelse inom föreningen.

•Externt samarbete: Kommunikation med samarbetspartners, sponsorer, myndigheter och andra organisationer i frågor som rör Lunds Fontänhus verksamhet.

•Informationsspridning: Utskick och delning av nyhetsbrev, mötesprotokoll, inbjudningar och annan relevant information kopplad till föreningens aktiviteter.

All användning ska ske i enlighet med föreningens värderingar och riktlinjer. Användaren ansvarar för att e-postens innehåll är professionellt och sakligt.

4. Otillåten användning

Följande former av användning är otillåtna för Lunds Fontänhus e-postadresser och Office 365-konton:

•Privat bruk: Att använda föreningens e-postadress för privata meddelanden, personliga ärenden eller annan icke-verksamhetsrelaterad korrespondens.

•Obehörig spridning av information: Att utan tillstånd sprida känslig, intern eller konfidentiell information om föreningen, dess medlemmar eller samarbetspartners.

•Skadlig eller olaglig aktivitet: Att skicka skadlig kod (virus, malware), skräppost, kedjebrev eller meddelanden som kan uppfattas som trakasserande, stötande eller som på annat sätt bryter mot lag eller god sed.

•Kommersiell användning: Att utnyttja e-postkontot för reklam, försäljning eller andra kommersiella syften som inte har med Lunds Fontänhus verksamhet att göra.

Upptäcks otillåten användning kan åtgärder vidtas enligt punkt 8 nedan.

5. Sekretess och säkerhet

Användaren förbinder sig att upprätthålla hög sekretess och säkerhet gällande e-postkontot och Office 365-kontot:

•Lösenordshantering: Inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) ska hanteras konfidentiellt. Lösenord får inte delas med andra personer. Varje användare är personligt ansvarig för all aktivitet som sker via deras konto.

•Misstänkt användning: Om en användare upptäcker eller misstänker obehörig användning av sitt e-postkonto (t.ex. intrångsförsök, att någon annan fått tillgång till kontot eller andra säkerhetsincidenter) ska detta omedelbart rapporteras till IT-gruppen. Detsamma gäller om e-postmeddelanden med känsligt innehåll av misstag skickats till fel mottagare.

•Granskning: Lunds Fontänhus IT-grupp förbehåller sig rätten att, vid misstanke om missbruk eller säkerhetsbrott, granska e-post och kontoanvändning. Denna granskning sker endast i syfte att upprätthålla säkerhet, sekretess och efterlevnad av detta avtal, och utförs i enlighet med gällande lagstiftning samt föreningens integritetspolicy.

6. Åtkomst till filer

E-postkontot i Lunds Fontänhus är kopplat till föreningens Office 365-miljö, vilket kan ge åtkomst till gemensamma filer och dokument (t.ex. via OneDrive, SharePoint eller Teams):

•Ansvarsfull hantering: Användaren ska hantera alla gemensamma filer och resurser ansvarsfullt. Det är inte tillåtet att utan godkännande radera eller felaktigt ändra föreningens gemensamma dokument, filer eller information som nås via Office 365. Ändringar i gemensamma dokument ska ske med omdöme och i enlighet med överenskomna rutiner.

•Säkerhetskopiering: Viktiga dokument och e-postmeddelanden bör sparas på föreningens avsedda lagringsplatser. Användaren ska följa föreningens rutiner för säkerhetskopiering och dokumenthantering, och får inte spara känsliga föreningsdokument enbart lokalt på privata enheter utanför Office 365-miljön.

7. Avslutning av e-postkonto

När en användare avslutar sin roll eller anställning i Lunds Fontänhus (exempelvis vid uppsägning, avslutat uppdrag eller utträde ur föreningen) ska tillgången till e-postadressen och Office 365-kontot omedelbart upphöra:

•Kontostängning: IT-gruppen ansvarar för att stänga av eller radera e-postkontot när användarens engagemang i föreningen upphör. Detta sker vanligtvis i samband med sista anställnings- eller uppdragsdag, om inte annan tidpunkt avtalats.

•Överföring av information: Innan kontot stängs ska all relevant information som finns på e-postkontot och i tillhörande Office 365-tjänster tas om hand i enlighet med föreningens riktlinjer. Detta kan inkludera vidarebefordran av pågående ärenden till annan ansvarig person, arkivering av viktiga e-postmeddelanden och dokumentation, samt borttagning av eventuellt personligt material som lagrats i kontot. Användaren är skyldig att medverka till en smidig överlämning av information innan kontot avslutas.

•Frånvarohantering: Vid behov kan en automatisk frånvarohälsning eller vidarebefordran läggas in på e-postkontot för att informera avsändare om att personen inte längre är tillgänglig via Lunds Fontänhus och hänvisa till en alternativ kontaktpunkt inom föreningen.

8. Konsekvenser vid brott mot avtalet

Brott mot detta avtal ses allvarligt och kan leda till disciplinära åtgärder:

•Varning: Vid mindre överträdelser kan användaren tilldelas en skriftlig varning och påminnelse om avtalsvillkoren.

•Avstängning: Vid upprepade eller allvarligare överträdelser kan användarens e-post- och Office 365-konto tillfälligt spärras eller permanent stängas av. Avstängningen kan gälla omedelbart för att skydda föreningens intressen och information.

•Rättsliga åtgärder: Om avtalsbrottet innefattar lagöverträdelse (t.ex. dataintrång, spridning av sekretessbelagd information eller annan olaglig aktivitet) kan Lunds Fontänhus vidta rättsliga åtgärder. Detta kan innebära anmälan till polis eller andra relevanta myndigheter, och rättsliga processer mot den ansvarige.

Eventuella åtgärder bedöms från fall till fall av Lunds Fontänhus styrelse eller utsedd ansvarig funktion (t.ex. IT-gruppen), och beslut fattas utifrån överträdelsens allvar och omständigheter.

9. Avtalets giltighet

Detta avtal gäller tills vidare från och med den dag det godkänns av användaren. Lunds Fontänhus IT-grupp eller annan behörig instans inom föreningen förbehåller sig rätten att uppdatera eller ändra avtalsvillkoren vid behov:

•Uppdateringar: Vid förändringar i lagstiftning, tekniska förutsättningar eller föreningens policy kan detta avtal behöva revideras. Uppdaterade versioner av avtalet kommer att kommuniceras till samtliga berörda användare via e-post eller intern information.

•Ikraftträdande av ändringar: Ändringar i avtalet träder i kraft från det datum som anges i den uppdaterade versionen. Genom fortsatt användning av e-postadressen och Office 365-kontot efter att en uppdatering har trätt i kraft anses användaren ha accepterat de nya villkoren.

•Tills vidare-giltighet: Om inget slutdatum anges gäller detta avtal löpande. Användaren förbinder sig att hålla sig informerad om och följa den vid varje tidpunkt gällande versionen av avtalet.

10. Godkännande

(Genom att du loggar in på din lundsfontanhus.se mail så godkänner du detta avtal. Länk till avtalet finns på inloggningsformuläret).

Innan tillgång ges till Lunds Fontänhus e-postadress och Office 365-konto ska användaren bekräfta att denne har tagit del av, förstått och accepterar samtliga villkor i detta avtal. Detta görs genom att underteckna avtalet eller, vid digitalt samtycke, kryssa i motsvarande godkännanderuta.

☐ Jag bekräftar härmed att jag har läst, förstått och godkänner villkoren i ovanstående avtal för användning av e-postadresser och Office 365 inom Lunds Fontänhus.